Squareのスタッフ管理｜権限・パスコードと料金の選び方

スタッフに会計を任せるなら、通常の会計はスタッフ、返金や設定変更は店主など、できる操作を決めてからSquareを準備すると引き継ぎやすくなります。全員が同じ操作範囲で使う店は共通の設定から、担当ごとに操作や記録を分けたい店は有料機能も含めて選べます。

対象は、1店舗で店主が会計をしてきて、これからスタッフにもレジを任せたい店です。次の希望があるなら、端末を選ぶ前に操作の分け方を考えておきましょう。

• 通常の会計は、店主が横にいなくても進めてほしい。
• 返金や値引きを、誰が判断するか決めたい。
• 担当者ごとの取引を振り返れるようにしたい。

会計係に任せる操作と、店主が判断する操作を分ける

Squareのアクセス権限は、スタッフが見られる情報と実行できる操作を決める設定です。最初は、営業中に必要な仕事を並べて、会計係と店主の担当を決めましょう。

操作	店で決める担当の例
商品を選び、代金を受け取る	会計係が行う
値引き・返金を行う	店主が内容を確認して行う
商品の価格やスタッフの設定を変える	店主が行う

これは担当を考えるための例です。使うSquareのプランと設定画面で、希望する操作を個別に分けられるかを確認します。店主と同じ広い権限を渡す前に、会計係が必要とする範囲を決めるのが先です。

返金を任せる範囲は、Squareでの返金と返品の扱いも参考に決められます。閉店時に現金を照合する担当は、小さな店のレジ締めで別に整理します。

操作範囲を共通にするか、役割ごとに分けるかでプランを選ぶ

すべてのSquareアカウントで、スタッフ用の操作範囲を一つ設定できます。会計係が全員同じ範囲で働き、返金などは店主が対応する店なら、まずこの設定が候補です。

レジ担当と責任者で違う操作を許可したい場合や、個別の取引を詳しく確認したい場合は、Square アクセスプラスが候補になります。

選び方	料金と確認すること
スタッフ用の共通設定	追加の月額料金なし。操作範囲は一つ
Square アクセスプラス	月額3,000円／店舗。役割ごとの設定を数の制限なく作れる

アクセスプラスの料金はスタッフ1人あたりではなく、スタッフがいる有効な店舗ごとにかかります。1店舗の店でも、端末代・決済手数料とは別の支出です。申し込み時に、表示料金の税の扱いと課金開始日も確認します。

すでにSquareのシフトやリテールPOSなどの有料プランを使う店は、契約に含まれる権限機能を先に確かめます。必要な機能が契約に含まれていれば、同じ機能を追加で申し込まずに済みます。

共有パスコードと個人パスコードは、記録の残り方が違う

スタッフ全員が同じパスコードでレジを使う場合は、共通の操作範囲が適用されます。ただし、この共有パスコードでは、誰がどの販売や取引を担当したかを個別に確認できません。

担当者ごとに記録を残したい場合は、スタッフを登録し、個人パスコードを割り当てます。操作できる範囲を決める設定と、操作した人を区別するパスコードは別です。個人パスコードを付けるだけで、必要なレポートまで使えると考えず、契約プランの対象機能も確かめます。

任せる操作を決める

会計と、店主の確認が必要な仕事を分ける

↓

スタッフとパスコードを設定する

操作範囲と、個人の記録が必要かを確認する

↓

交代と例外対応を練習する

次の担当者のパスコードで入り直し、返金時の確認先を確かめる

担当を交代し、返金を頼まれた場面まで練習する

導入後は、まず店主がスタッフを登録し、操作範囲と共有POSレジへのアクセスを設定します。そのうえで、レジ側のパスコードを有効にして、実際の担当者が操作を確かめます。

練習は通常の会計だけで終えず、商品を間違えた場合、値引きを頼まれた場合、返金が必要になった場合も含めます。スタッフが操作できない場面で、誰に確認すればよいかが分かれば、営業中も次の行動を選べます。

前の担当者のパスコードでレジを使い続けると、誰が操作したかを正しく記録できません。交代時にロックして次の担当者が入り直す流れと、一定時間操作しないときのパスコード設定を確認します。担当者ごとに取引を記録する店は、試した取引がその人の記録として見えるかもチェックします。

2店舗目を予定している場合は、店舗とスタッフの操作範囲を分ける準備で、所属店舗の設定も合わせて考えられます。

退職・異動と、パスコードを忘れたときの対応

退職したスタッフは、Square データのスタッフ編集から無効化します。無効化してもスタッフの情報は削除されません。別の店舗へ異動するときは、割り当てる店舗と、その店舗で許可する操作を見直します。

個人パスコードを忘れた場合は、管理者が対象スタッフの編集画面で確認・変更します。POSレジで使うパスコードと、Squareアカウントへログインするパスワードは別のものです。

登録前に、必要な操作と毎月の支出をメモする

新しくSquareを使う店は、次のメモを用意すると、端末とスタッフ機能を選びやすくなります。

• 会計係が行う操作と、店主・責任者が行う操作。
• 同じ操作範囲でよいか、役割ごとに分ける必要があるか。
• 共有パスコードで足りるか、担当者ごとの取引を残したいか。
• 必要なレポートが、選ぶプランで使えるか。
• 有料機能の体験終了日、課金開始日、解約後に使える範囲。

アクセスプラスには30日間の無料体験があります。体験中に会計係と責任者で一通り操作し、毎月の支出に見合う形で、担当ごとの操作を分けられるか確かめます。

端末代と決済手数料を含む導入費用は、Squareの料金と初年度費用にまとめています。これから導入する店は、Squareの新規決済アカウントの登録・審査後に、選んだ端末とスタッフの設定を進められます。