Squareの在庫管理は無料でどこまでできる？商品登録と使い方

商品ごとの残りの数を知り、売れた分を会計と一緒に記録したいなら、Squareの基本の在庫管理は無料で使えます。 小さな雑貨店や、シャンプーなども販売するサロンなら、ノートへ販売数を書き直す手間を減らせるのが利点です。

最初に商品と現在の個数を登録し、その商品を選んで会計することで、販売が在庫数へ反映されます。ただし、入荷や破損などで数が変わったときは、お店側で調整が必要です。

最初の一歩は、店で始めたいことに合わせて選べます。

始めたいこと	先にすること
無料の在庫管理を試したい	Squareアカウントを用意し、よく売る商品と棚の数を登録する
カード払いも受け付けたい	店の情報と入金口座を用意し、決済の登録も進める

在庫管理を試す手順は、この先の「棚の商品を数えて登録する」で説明します。すでにSquareアカウントがある方は、パソコンの管理画面「Square データ」で商品を登録します。

無料で始められるのは、商品ごとの数を管理すること

在庫管理を使うと、「棚にはあと何個あるか」「次の仕入れで何を補充するか」を画面で確認しやすくなります。

Squareでは商品ごとの在庫数を登録・変更でき、在庫が少ない商品を知らせる機能も利用できます。会計にSquare POSレジを使っていれば、販売の記録と在庫の記録をつなげられます。

小さなお店で行いたいこと	基本の在庫管理での対応
商品ごとの残りの個数を見る	在庫数を登録して確認する
売れた分を在庫から減らす	在庫追跡を有効にした商品を選んで会計する
入荷や破損で個数を変える	数量と調整理由を入力する
少なくなった商品を知る	在庫少アラートを設定する

商品数が少なくても、売るたびに別の帳簿へ書き直しているなら使う理由があります。作品を一つずつ手作業で管理できているなら、よく売れる商品から試す方法もあります。

服を扱う店は、色・サイズ別の在庫管理とPOSの選び方で、同じデザインの残数を分け、返品や取り置き後の販売できる枚数を整理できます。

カード払いも始めるなら、決済手数料と機器代を分けて見る

基本の在庫管理は無料です。カード払いを受け付けると、決済ごとの手数料がかかります。カードを読む機器を購入する場合は、その代金も別にかかります。

用意したいもの	費用の見方
商品ごとの数を管理する機能	基本の在庫管理は無料
対応スマホと組み合わせるSquare リーダー	リーダーは4,980円（税込）。スマホは手持ちの対応機種を使うか別に用意
カード払いの受付	決済ごとに手数料がかかる

在庫を登録して数を確認するところから試すなら、手持ちのパソコンでSquare データを使えます。カード払いも始める店は、Squareの初年度費用で、使う機器と支払い方法に合う費用を確認しましょう。

最初に、棚の商品を数えて登録する

Squareの商品一覧は「商品ライブラリ」、パソコンから使う管理画面は「Square データ」と呼ばれます。まず商品を登録し、対象商品の在庫を追跡する設定を有効にして、現在の個数を入力します。

たとえば同じ形のマグカップでも、白と青を分けて補充したいなら、それぞれの個数が分かる登録にします。色やサイズによる違いは、商品内の「バリエーション」として扱えます。

登録前に決めたいのは、店で何を一つの商品として数えるかです。「マグカップ」とだけまとめると、合計数は分かっても、どの色が足りないかを判断しにくくなります。

1. よく売る商品から、商品名と価格を登録する。
2. 色・サイズを分けて管理する必要があれば、違いを登録する。
3. 対象商品の在庫追跡を有効にする。
4. 棚や保管場所にある個数を数えて入力し、保存する。

会計画面で似た名前の商品を取り違えないかも見ておきましょう。スタッフがいる店なら、売り場で呼んでいる名前と画面上の名前をそろえると、説明しやすくなります。

登録後は、実際に現金で商品が売れたときも、登録商品を選んでSquare POSレジで会計し、在庫数に反映されたかを確かめられます。カード決済を始めなくても、現金販売を記録しながら在庫管理を使えます。

販売時は、金額だけでなく売った商品を選ぶ

在庫数を販売に合わせて動かすには、登録した商品を選んで会計します。合計金額だけを入力しても、どの商品が何個売れたかを区別できません。

次の例では、白いマグカップを8個登録し、会計で2個を販売したとします。その後4個入荷したら、その分を追加します。

個数の動きの例

最初の在庫：8個

棚の実数を数えて登録する。

2個販売：残り6個

登録した商品を選んで会計すると反映される。

4個入荷：合計10個

届いた個数を確認し、入荷分を記録する。

別の販売場所で売ったものをSquareへ記録していない場合、その分の数も合わせる必要があります。店頭ではSquare、イベントでは紙のメモと分けているなら、イベント後に誰が在庫を更新するかを決めておきます。

入荷・返品・破損は、理由を付けて数を調整する

棚の数が変わるのは、販売したときだけではありません。入荷、返品、破損、紛失なども在庫に影響します。Squareでは、在庫数を調整するときに理由を選べます。

たとえば器が一つ割れて販売できなくなったら、その一つを在庫から減らします。画面上の在庫数を直さないままだと、お客さまへ「あります」と案内したのに、実際には渡せない状態になります。

返品の際も、代金を返したことと、もう一度売れる商品が戻ったことを一緒に考えないようにします。再販売できる状態で戻ったかを確かめ、在庫への反映を確認します。

定期的に棚の実数と画面を比べることも必要です。差が出たときは、入力し忘れた入荷や、別の場所での販売がなかったかを見てから修正すると、同じずれを繰り返しにくくなります。

在庫少アラートは、補充を考え始める合図にする

在庫少アラートを設定すると、残りが設定した数を下回った商品を把握できます。メール通知もあり、毎回すべての棚を見に行かなくても、確認する商品を絞れます。

設定する数は、どの商品も同じにする必要はありません。次の入荷まで時間がかかる商品と、近くですぐ仕入れられる商品では、早めに気づきたいタイミングが違うためです。

たとえば取り寄せに日数がかかる商品なら、残り1個になってからでは間に合わないことがあります。普段の売れ方と入荷までの日数を見て、補充を検討できる余裕を持たせます。

通知が来たら、店主が棚の数と次の入荷予定を確認し、必要な数を取引先へ注文します。

発注や店舗間移動までまとめるために他社も比べたい店は、スマレジとSquareの比較で、基本の在庫管理と小売向けの有料機能を分けて検討できます。

仕入れの注文書や原価までまとめるなら、有料機能を見る

「在庫管理」とひとことで言っても、残りの個数を見ることと、仕入れ先や商品の原価まで管理することは違います。

Squareには、小売業向けの機能をまとめたリテールPOSレジのプランがあります。プラスは1店舗につき月額6,000円です。必要な機能が無料の範囲を超えた段階で検討します。

やりたい管理	料金表で見る範囲
商品登録・在庫少アラート	フリーに含まれる
仕入れ用の注文書・取引先管理	プラス以上の機能
販売した商品の原価を追う	プラス以上の機能
バーコードラベルの印刷	プラス以上の機能

月額を払うかどうかは、商品数だけで決めず、今どこに二重入力があるかで考えます。たとえば、仕入れ先ごとの注文を別の表で作り続けている店は、その作業もまとめられるかを検討できます。

会計用の機器やカード決済手数料は、在庫管理のプランとは別に確認します。導入費用全体はSquareの初年度費用で整理しています。

まずはよく売る商品を少数登録し、棚の数を入れて、日々の販売や入荷のあとも数を合わせられるかを試します。カード払いも受け付けたい店は、下の登録窓口から決済の準備を進められます。