スマレジの発注・仕入れ管理｜必要プランと導入準備

仕入先への注文を記録する表、届いた商品を確認する表、レジの在庫記録が別々になっている。発注した数、入荷予定、実際の入荷を同じ仕組みで確認したい店には、スマレジのリテールビジネスが候補になります。

月額は1店舗15,400円（税込）。導入を考えるときは、商品数だけでなく、誰が発注し、誰がどこで入荷を確認するかを決めましょう。今の発注書と納品書を用意すると、必要な操作を相談できます。

発注から入荷予定、届いた商品の確認までをまとめる

スマレジの在庫管理では、発注を登録し、発注履歴と入荷予定を確認できます。発注情報から商品の到着予定を確かめ、届いた商品の入荷を記録する流れです。

確認する段階	案内されている機能	店でそろえる情報
何を注文したか	発注登録・発注履歴	商品、数量、仕入先
いつ届く予定か	入荷予定	入荷する日と確認担当
何が届いたか	入荷一覧	届いた商品と数量
どこから仕入れたか	仕入一覧	月次・仕入先別の入荷完了商品

スマレジの公式ヘルプによると、複数店舗へ振り分ける場合には、店舗ごとの入荷数を決める配分機能もあります。店舗間で後から送る場合は、店舗間移動の依頼・出荷・履歴と分けて確認します。

導入相談では、いつもの商品を一つ選びます。たとえば同じマグカップを20点注文し、本店へ12点、支店へ8点を予定する例です。相談で注文から入荷確認、店ごとの在庫確認までの流れを順に確かめると、店が用意する情報が分かります。

商品を数える単位と、仕入先の情報をそろえる

初めに、店で一つの商品として数える単位を決めます。同じ服でも色とサイズが違うなら、売れた数と届いた数を一致させるため、区別できる商品コードを使います。

スマレジは商品情報をCSVで登録・出力でき、JANコードを含む一括登録や、初期の在庫数の登録も案内しています。今の一覧から取り込める列と、取り込む順番を確認しましょう。

用意する一覧	確認すること
商品	商品コード、名称、色・サイズなどの区別
最初の在庫	どの店・場所に、何点あるか
仕入先	名称、店での管理番号、発注の連絡方法
今の発注書	注文単位、希望日、よく起こる注文と納品の食い違い

仕入先と過去の発注の一覧は、実際の列名を示して取込項目と登録手順を確認します。過去の売上データは基本的に移行できないため、旧データの参照方法を残します。

届いた数量が違うときの処理まで確認する

日々の仕事では、注文どおり届く場合だけでなく、一部が欠品する、後日届く、破損で返品することもあります。こうしたときに店が行う操作を、契約前に確認します。

たとえば20個発注して12個届いた場合、実際に確認した12個と、未入荷の8個を分けます。残りが後日届く予定なのか、欠品で入荷しないのかを仕入先へ確認します。

スマレジの欠品数は、欠品や破損などで入荷しない数量です。後日届く8個を不用意に欠品として入力したり、未入荷の確認をしないまま強制完了にしたりしないようにします。分けて届く場合の登録方法、訂正した履歴、仕入先への連絡を、導入時に一緒に確認してください。

発注の登録と、仕入先への送付を分ける

発注伝票は社内で発注内容を確認するため、発注書は仕入先へ注文内容を伝えるための帳票です。発注を登録しただけで注文の送付まで済んだと思わず、次の流れを決めます。

1. 仕入先・商品・数量・入荷予定日を登録し、発注伝票で社内確認する。
2. 発注書の内容と送付先を確かめ、店で決めた方法で仕入先へ送る。
3. 商品が届いたら、発注情報と納品書を照合して入荷を記録する。

メール、FAX、仕入先の注文サイトを使う店は、登録する担当と送付する担当を決め、送信済みかを確認できるようにします。

在庫数だけなら基本機能、仕入れまでなら小売向けを選ぶ

スマレジの基本プランでも、在庫数を登録し、販売に応じて減らす機能があります。発注・入荷・出荷や棚卸を含む小売向けの在庫管理は、リテールビジネスから検討します。

1店舗で12か月使うソフト利用料は184,800円（税込）です。端末、プリンター、バーコードリーダーの代金と、初期設定や研修の費用は別に加えます。

レジで商品を読む機器と、入荷場所で数量を入力する端末を分けて考えます。箱を開ける場所に電源や通信があるか、紙の納品書を見ながら入力できる場所があるかも、準備するポイントです。

設置を頼む場合、現地セットアップは1回44,000円（税込）、小売向け研修は10人まで1回88,000円（税込）、11人以上は問い合わせが必要です。機器代と交通費は別。入荷担当、発注担当、レジ担当が同じ操作を理解できるよう、誰が研修へ参加するか決めておきます。

棚の実数を確認する仕事は、スマレジの棚卸と機器で整理できます。仕入れを登録する仕事と、実際の残数を数えて照合する仕事をつなげると、ずれた原因を追いやすくなります。

今の発注書と納品書を、導入相談へ持っていく

相談前に、商品点数と仕入先の数、店舗・倉庫の数を控えます。今の発注書、納品書、商品CSVの列名を用意し、困っている仕事を一つ説明します。

「納品書の数量を別の表へ二度入力している」「どの店に何点届くかを電話で確認している」のように、減らしたい作業を伝えます。見積もりでは、必要なプランと端末台数、導入時に頼む作業を確認してください。

発注から入荷までの操作が自店に合うかを確かめ、担当者と必要な費用が決まったら、スマレジを導入するか判断できます。